Nebenkostenabrechnung von Hausverwaltung erledigen lassen

Die Nebenkostenabrechnung ist wohl für Wohnungseigentümer eine der unangenehmsten Aufgaben. Dennoch ist die Abrechnung unbedingt notwendig, wenn Sie die umlagefähigen Nebenkosten zurückerstattet bekommen möchten. Um sich zu entlasten können Sie die Nebenkostenabrechnung einer Hausverwaltung anvertrauen. Dann sind Sie auch auf der sicheren Seite, dass sich keine Fehler einschleichen und Sie das Maximum bei der Abrechnung herausholen.

Warum Sie die Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung machen lassen sollten

Eine vermietete Wohnung zu unterhalten kann recht teuer werden, denn jährlich fallen Nebenkosten für den Unterhalt an. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser- und Abwasser, Müllabfuhr, Beleuchtung sowie Hausreinigung. 

Aber die gute Nachricht: Sie können diese Ausgaben auf die Mieter Ihrer Wohnungen umlegen. Im Normalfall zahlt der Mieter monatlich eine Nebenkostenvorauszahlung – eine Pauschale, von der Anteilig bestimmte Betriebskosten gezahlt werden. So wird aus der Kaltmiete (die reine Mietgebühr für die Nutzung der Wohnung) die sogenannte Warmmiete. 

Nach § 556 BGB ist der Vermieter verpflichtet eine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Schließlich handelt es sich um Geld des Mieters. Ergibt die Abrechnung einen Überschuss, muss dieser an den Mieter ausgezahlt werden. Wurde mehr ausgegeben, als der Mieter eingezahlt hat, muss der Mieter die Differenz ausgleichen.

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Immer wieder kommt es bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu Fehlern. So auch im Falle eines unserer Kunden: Der Kunde besitzt insgesamt 30 Wohnungen in unterschiedlichen Größen und in verschiedenen Regionen. Die Nebenkostenabrechnung hat er selbst gemacht, was auch oft gut funktioniert hat. Doch leider kam es im letzten Jahr zu einigen Fehlern: Falsche Posten wurden abgerechnet und Zahlendreher haben die Abrechnung verfälscht.

Die Nebenkostenabrechnungen wurden damit anfechtbar, die Mieter legten Widerspruch ein und weigerten sich, den offenen Betrag zu zahlen. In der Folge benötigte der Vermieter viel Zeit und Nerven, um die Abrechnungen zu korrigieren und zu seinem Recht zu kommen.

Aufgrund der schlechten Erfahrung hat sich der Vermieter vertrauensvoll an uns gewandt. Seither erledigen wir die Nebenkostenabrechnung als seine Hausverwaltung für ihn und nehmen ihm so eine große Sorge ab.

Wenn auch Sie eine Hausverwaltung für die Nebenkostenabrechnung beauftragen möchten, kommen Sie gern auf uns zu. Wir wissen, wie das Dokument rechtskonform und zugleich verständlich für den Mieter ist, sodass Unstimmigkeiten gar nicht erst aufkommen. Dafür sorgt unsere selbst entwickelte Software, die zudem anwaltlich geprüft ist. Juristische Probleme sind damit nahezu ausgeschlossen. Sollte es doch einmal zu Einsprüchen des Mieters kommen, nehmen wir Ihnen auch diese Aufgabe ab.

Was kostet die Nebenkostenabrechnung vom Hausverwalter?

Hausio ist spezialisiert auf die Sondereigentums- und die Mietverwaltung. Für die SE-Verwaltung zahlen Sie nur 19,90 Euro im Basispaket und 39,90 Euro für das Premiumpaket. Die Mietverwaltung kostet Sie nur 25,90 Euro im Monat. In allen drei Paketen ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung als Hausverwaltungs-Leistung inklusive.

Welche Vorgaben müssen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung eingehalten werden?

Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehören nicht nur die technische Verwaltung der Immobilie, sondern auch die Koordination bei Reparaturen, die Auszahlung der Kaution bei Wohnungsübergabe, Mietersuche und vor allem die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Bei der Nebenkostenabrechnung muss die Hausverwaltung auch die Frist einhalten. Das heißt innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugestellt werden.

Sie können die Nebenkostenabrechnung der Hausverwaltung auch prüfen, aber keine Sorge – ist die Abrechnung falsch haften nicht Sie, sondern die Hausverwaltung. Wurden Posten fehlerhaft abgerechnet, muss der Hausverwalter für den Schaden aufkommen und sollte es zur Gerichtsverhandlung kommen auch die Anwaltskosten tragen. Diese Vorgaben gelten natürlich auch für uns.

Welche Kosten kann der Hausverwalter in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen?

In der Betriebskostenverordnung ist geregelt, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden können. Dieses sind unter anderem:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung, Warmwasser und Entwässerung
  • Heizkosten
  • Wartung von Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Aufzug, Beleuchtung, Treppenhausreinigung
  • Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Facility Management
  • Kabelanschluss
  • etc.

Wichtig ist, dass die Betriebskosten korrekt im Mietvertrag genannt sind. Andernfalls können die Kosten nicht umgelegt werden. Lassen Sie uns die Nebenkostenabrechnung als Ihre Hausverwaltung erstellen, achten wir natürlich darauf, dass die Verträge mit den Mietern entsprechend formuliert sind, sodass Sie das Maximum an Kosten erstattet bekommen.

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Die monatlichen Kosten für Hausio gehören nicht zu den Betriebskosten und sind daher nicht umlagefähig. Ausnahme ist die Vermietung von Gewerberäumen. Hier können Sie im Mietvertrag vereinbaren, dass der Mieter als Betriebskosten auch die Verwaltungskosten zahlen muss. Das muss allerdings mit einer Klausel im Mietvertrag so formuliert werden:

„Der Mieter hat als Betriebskosten über die in § 2 BetrKV genannten hinaus auch die Kosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung zu tragen.“ Laut BGH Urteil (09.12.09, Az. XII ZR 109/08) ist diese Regelung zulässig.

Schlaue Musterformulierungen für den Mietvertrag

Durch eine gute Formulierung kann diese Variante übrigens auch bei der Vermietung von Wohnungen genutzt werden. Werden die Kosten im Vertrag nicht als Verwaltungskosten ausgewiesen, sondern als zusätzlicher Bestandteil der Nettokaltmiete, ist die Umlegung der Kosten auf den Mieter zulässig. Hier muss folgende Musterformulierung im Vertrag verwendet werden:

„Der Mieter hat monatlich, bis jeweils zum 3. Werktag folgende Zahlungen zu leisten:

  1. Die Nettokaltmiete in Höhe von (…) €
  2. Eine Verwaltungskostenpauschale in Höhe von (…) € als zusätzlicher Mietbestandteil
  3. Vorauszahlungen auf die Betriebskosten in Höhe von (…) €.“

Die Nebenkostenabrechnung einer Hausverwaltung anzuvertrauen ist eine große Entlastung für Wohnungseigentümer. Mit einer geschickten Formulierung im Mietvertrag können wir sogar die Kosten für unsere Tätigkeit auf Ihren Mieter umlegen. Legen Sie die Wohnungsverwaltung in unsere Hände. Wir holen für Sie das Beste aus Ihren Immobilien heraus.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Lassen Sie sich jetzt kostenlos beraten!