Nebenkostenabrechnung erstellen – Das machen wir für Sie

Ob Gartenpflege, Hausmeister oder Gebäudereinigung Sie als Vermieter können diese Ausgaben auf den Mieter umlegen. Allerdings nur, wenn das beide Parteien vorher auch im Mietvertrag so festgelegt haben. Damit hier nichts schief gehen kann, sorgen wir für die entsprechende Formulierung im Vertrag. Die Nebenkostenabrechnung erstellen wir gemäß den Richtlinien sicher und fristgerecht, damit Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben.

Warum ist es wichtig, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

nebenkostenabrechnung erstellen rechnungenDie Kosten, die Ihnen als Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung Ihres Wohneigentums entstehen, werden Nebenkosten genannt. Laut §556 BGB sind wir berechtigt durch die jährliche Nebenkostenabrechnung, einen Teil dieser Ausgaben für Sie auf die Mieter umzulegen. Insbesondere dann, wenn es um Kosten geht, die durch direkte Nutzung des Mietobjekts entstehen.

Das sind zum Beispiel eine Gegensprechanlage, ein Lift sowie Sauberkeit und Licht im Treppenhaus. So sorgen wir dafür, dass die Vermietung für Sie rentabel bleibt.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Vermieter haben die Pflicht eine Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen. Als Sondereigentumsverwalter gehört das zu unseren Standardleistungen. Laut Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) können wir folgende Ausgaben auf die Vermieter umlegen:

  • Grundsteuer
  • Abwasser
  • Heizung und Warmwasser
  • Aufzug
  • Straßenreinigung/Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Allgemeinbeleuchtung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hausmeisterdienste
  • Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
  • Wäschepflege
  • Schornsteinreinigung

Es gibt auch den Unterpunkt „sonstige Betriebskosten“. Hierüber können etwa jährliche notwendige Wartungsarbeiten zusammengefasst werden.

Neben der Liste der Gesamtkosten muss die Abrechnung auch die Punkte Abrechnungszeitraum, Anteil des Mieters an den Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und den Abzug der bereits vom Mieter geleisteten Vorauszahlung enthalten. 

Wieso muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

nebenkostenabrechnung erstellen heizungVermieter müssen eine Nebenkostenabrechnung für Mieter erstellen, das ist eine gesetzliche Pflicht. Ihre Mieter leisten eine monatliche Vorauszahlung für die Nebenkosten und wollen dann in der jährlichen Abrechnung sehen, ob diese Vorauszahlung angemessen war oder nicht. Außerdem kann der Vermieter darüber eine Nachzahlung fordern oder aber auch zu viel Bezahltes zurückgeben.

Wenn Sie uns mit der Hausverwaltung Ihrer Immobilie beauftragt haben, kümmern wir uns neben der Nebenkostenabrechnung natürlich auch um Nach- und Rückzahlungen.

Wie erstellen wir die Nebenkostenabrechnung?

Bevor wir die Nebenkostenabrechnung erstellen, achten wir darauf, dass alle Posten im Mietvertrag festgelegt wurden. Übergeben Sie uns eine vermietete Wohnung, prüfen wir zunächst, ob der Mietvertrag dahingehend optimiert ist. Wenn nicht, fertigen wir eine neue Version an und wickeln diese mit den Mietern ab.

Sämtliche Ein- und Ausgaben überwachen wir für Sie. Dafür legen wir ein Mietkonto an, mit dem auch die laufenden Kosten beglichen werden. Alles wird ordentlich dokumentiert und in Ihrem Verwaltungskonto abgelegt. Einmal im Jahr erhalten wir die Jahresabrechnung Ihres WEG-Verwalters, die wir natürlich auch auf Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollieren. Diese Jahresabrechnung sowie Rechnungen und Belege über Ihre Ausgaben sind die Grundlage, um eine korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Wir wissen, wie das Dokument rechtskonform und zugleich verständlich für den Mieter ist, sodass Unstimmigkeiten gar nicht erst aufkommen. Dafür sorgt unsere selbst entwickelte Software, die zudem anwaltlich geprüft ist. Rechtliche Probleme mit der Abrechnung sind damit ausgeschlossen. Sollte es dennoch zu Einsprüchen des Mieters kommen, nehmen wir Ihnen auch diese Aufgabe ab.

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Damit Sie nicht auf den Nebenkosten sitzen bleiben, halten wir die Fristen pflichtbewusst ein. Das heißt Ihr Mieter erhält die Abrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode. Nach Erhalt hat der Mieter zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen, die Zahlung eventueller Forderungen ist aber spätestens 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung fällig.

Die Abrechnungsperiode kann das Kalenderjahr sein oder mit der Wohnungsübergabe mit Schlüsselübergabe beginnen.

Wo ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung geregelt?

Alle umlagefähigen Nebenkosten, die regelmäßig anfallen, heißen Betriebskosten. Auch wenn wir allgemein von Nebenkosten sprechen, sind alle Details zu diesem Thema in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Deswegen sollte die Abrechnung korrekterweise Betriebskostenabrechnung heißen. 

Wir achten bei den Ausgaben also darauf, wirklich nur Kosten umzulegen, die regelmäßig anfallen. Das können auch jährliche Wartungsarbeiten sein. Reparaturen gehören nicht dazu. Durch den Mieter selbstverschuldetet Reparaturen müssen vom Mieter selbst gezahlt werden.

Was tun wenn der Mieter die Nebenkosten nicht zahlt?

Ihr Mieter zahlt die Nebenkosten nicht? Vor allem wenn die Nachzahlung hoch ausfällt, kann es Probleme geben. Keine Sorge, auch um Themen wie Rückzahlung und Nachzahlung kümmern wir uns. Denn ist die Abrechnung korrekt – und das ist mit unserer Hausio Software für die Nebenkostenabrechnung garantiert – und der Mieter weigert sich trotzdem, haben wir folgende Möglichkeiten:

  1. Leistet Ihr Mieter die Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht, können wir eine fristlose Kündigung aussprechen.
  2. Im Falle der Nachzahlung können wir ordentlich wegen Pflichtverletzung kündigen, wenn:
  • die Betriebskostennachforderung eine Monatsmiete übersteigt,
  • der Zahlungsrückstand schon länger als 1 Monat besteht und wir schon mindestens einmal gemahnt haben.

Der Mieter kann die Kündigung nur verhindern, wenn sie einen Härtefall für ihn bedeuten würde. Aber auch da finden wir eine Lösung!

Viele Vermieter sind unsicher, wenn es darum geht eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Überlassen Sie uns diese Aufgabe und seien Sie sicher, dass die nicht umlagefähigen Kosten so gering wie möglich gehalten werden. Lehnen Sie sich entspannt zurück, wir verwalten Ihre immobilie.

Sie sind auf der Suche nach einer zuverlässigen WEG- oder Mietverwaltung? Auch da helfen wir Ihnen gern weiter und übergeben Sie in die zuverlässigen Hände unserer Partner, die in ganz Deutschland tätig sind. Sprechen Sie uns an!

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Lassen Sie sich jetzt kostenlos beraten!