Eigentümergemeinschaft: Rücklagen für Reparaturen & Co

Das Dach ist undicht, die Heizungsanlage funktioniert nicht  – jeder, der Wohneigentum besitzt, weiß, wie teuer unerwartete Reparaturen sein können. Als Schutz vor plötzlichen und hohen Ausgaben bildet eine Eigentümergemeinschaft Rücklagen. Das ist sozusagen das Sparschwein für den Instandhaltungsnotfall. 

Eigentümergemeinschaft: Rücklagen sind freiwilliger Notgroschen

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Eine Eigentümergemeinschaft muss keine Rücklagen bilden. Eine Pflicht besteht nicht. Im Wohnungseigentumsgesetz steht dazu, dass es im Interesse aller Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist, Geld für Instandhaltungsmaßnahmen anzusparen (WEG § 21 Abs. 5 Nr. 4). Ergänzend formuliert heißt es auch, dass die Rücklagen Teil des Wirtschaftsplans sind (WEG § 28 Abs. 1 Nr. 3). Das heißt: Ein solcher Notgroschen ist nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll.

Im Falle größerer Reparatur- und Modernisierungsmaßnahmen ist ein finanzielles Polster ein Segen. Auch wenn es zusätzliche Ausgaben sind, so ist die Eigentümergemeinschaft froh, wenn Rücklagen die Kosten für das defekte Dach oder die kaputte Heizung decken. 

Per Mehrheitsbeschluss entscheidet die Eigentümergemeinschaft über die Rücklagen: die Höhe und die Verwendung. Hat sich die WEG für eine Instandhaltungsrücklage entschieden, muss jeder Eigentümer monatlich den festgelegten Betrag in den Topf einzahlen, ohne Ausnahme. Dieser Betrag ist dann Teil des sogenannten Hausgeldes, ebenso wie die laufenden Betriebskosten und eventuelle Hausverwaltungskosten.

Eigentümergemeinschaft bildet Rücklagen für Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums

Als Eigentümer einer Wohnimmobilie mit WEG besitzen Sie Sondereigentum, für das Sie ganz alleine die Verantwortung tragen. Das ist in der Regel alles, was unmittelbar mit Ihrer Wohnimmobilie zu tun hat. Außerdem besitzen Sie auch Anteile am Gemeinschaftseigentum. Hierfür tragen alle Eigentümer gemeinsam die Verantwortung. Dazu gehört unter anderem das Gebäude samt Grundstück, Dach, Fassade und Fundament, aber auch Treppen, Terrassen, Kamin, Fahrstuhl, Garten, Stellplätze, Heizungsanlagen und Versorgungsleitungen.

Das muss alles in einem ordnungsgemäßen und funktionsfähigen Zustand sein. Dazu zählen nicht nur akute Reparaturen, sondern auch Modernisierungsmaßnahmen. Und genau dafür verwendet die Eigentümergemeinschaft die Rücklagen

Was zum Sonder- und Gemeinschaftseigentum gehört, ist in der Teilungserklärung festgelegt. Wenn Sie Einblick erhalten möchten, hilft Ihnen Hausio gerne bei der Dokumenteneinsicht und beantwortet alle Ihre Fragen.

Rücklagenverwendung ist zweckgebunden

Ein Gärtner, der sich regelmäßig um Rasen und Pflanzen kümmert. Ein Hausmeister, der auch noch den Winterdienst übernimmt. Solch kontinuierliche Ausgaben zählen zu den Betriebsausgaben, eine Bezahlung mit der Instandhaltungsrücklage ist nicht möglich. Die Eigentümergemeinschaft darf die Rücklagen nur zweckgebunden für Instandhaltungsmaßnahmen verwenden, also Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen. 

Allein die Eigentümergemeinschaft beschließt die Rücklagenverwendung. Sie kann auch entscheiden, dass mit dem Notgroschen Instandsetzungsmaßnahmen komplett, anteilig oder überhaupt nicht bezahlt werden. 

Unser Tipp: Rücklagenbeiträge dürfen Sie zwar nicht auf Ihren Mieter umlegen, aber dafür können Sie diese als Werbungskosten abschreiben. Vorausgesetzt, die Rücklagen werden auch für Instandhaltungsmaßnahmen verwendet (BFH, Az.: IX B 124/08).

Wie hoch muss die Rücklage sein?

Es gibt hierzu keine rechtliche Vorgabe. Doch es ist sinnvoll, den Notgroschen dem Alter, der Größe, dem Zustand und der Ausstattung der Immobilie anzupassen. 

Als Orientierung dient der soziale Wohnungsbau. Hier bildet das Bezugsalter der Immobilie die Berechnungsgrundlage:

  • Ist das weniger als 22 Jahre, so liegt die maximale Rücklagengrenze bei 7,10 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche.
  • Bei 22 bis 31 Jahren sind es neun Euro und darüber hinaus liegt die Grenze bei 11,50 Euro.
  • Hat das Gebäude einen Aufzug, kommt stets ein Aufschlag in Höhe von einem Euro hinzu.

Die Werte gelten lediglich als Richtlinie. Je nach Immobilie kommt es zu Abweichungen der Rücklagenhöhe.

Wer es ganz genau halten möchte, kann einen Gutachter beauftragen. Dieser sichtet den Zustand des Gebäudes und berechnet die daraus resultierenden möglichen Instandhaltungskosten. Anhand dessen legt der Verwalter der Eigentümergemeinschaft die Rücklage fest. Doch das ist leider auch die teuerste Lösung.

Die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage obliegt dem WEG-Verwalter. Er legt dazu ein Konto an, auf das die Eigentümer ihre Beiträge einzahlen. Im Rahmen der Jahresabrechnung protokolliert der Verwalter genau, wieviel für welche Instandsetzungsmaßnahmen ausgegeben wurde und was an Geld noch zur Verfügung steht.

Was macht die Eigentümergemeinschaft mit den Rücklagen am Jahresende?

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Ist die angesparte Instandhaltungsrücklage zu hoch, können die Eigentümer eine Senkung für das folgende Jahr beschließen (Mehrheitsbeschluss). Alternativ kommt das angesparte Geld auf ein Festgeldkonto und bringt Zinsen, die allerdings versteuert werden müssen. Fallen aber Instandhaltungskosten an, steht das Geld für den festgelegten Zeitraum nicht mehr zur Verfügung. Eine Rückzahlung des Rücklagenüberschusses an die Eigentümer ist nicht möglich. 

Über niedrige Instandhaltungsrücklagen freuen sich Eigentümer. Das ändert sich schnell, sobald die ersten teuren Instandsetzungsmaßnahmen anstehen. Reicht die Rücklage nicht, kommen mitunter sehr hohe Kosten in Form einer Sonderumlage auf die Eigentümer zu. 

Gut zu wissen: Mit dem Verkauf Ihrer Wohnimmobilie veräußern Sie auch Ihren Anteil an der Instandhaltungsrücklagen. Somit behält die Eigentümergemeinschaft Ihre Rücklagen bei einem Verkauf.

Wichtig zu wissen: Die Instandhaltungsrücklage ist nicht umlagefähig. Unter Umständen können Sie aber einen Teil der Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wir beraten Sie dazu gern in einem persönlichen Gespräch.

Behalten Sie als Mitglied der Eigentümergemeinschaft die Rücklagen im Auge, um einer möglichen Kostenfalle zu entgehen. Die Rücklagen sollten nicht zu hoch und nicht zu niedrig sein. Sollten Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich einfach an uns. Wir kümmern uns um die Kommunikation mit Ihrer Hausverwaltung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Lassen Sie sich jetzt kostenlos beraten!